節(jié)省差旅支出的有效途徑：設定差旅支出評估指標

差旅是企業(yè)除人力支出的第二大可控成本，面對可能到來的市場“寒冬期”，企業(yè)必須向管理要效益，通過加強對差旅支出的嚴格管控，可帶來企業(yè)成本的巨大節(jié)省。但是目前很多企業(yè)缺乏良好的評估指標，導致對于差旅支出的分析結論不足，不利于企業(yè)管理的優(yōu)化。差旅支出評估首先需要設定總體目標，是減少總支出，降低平均旅行成本，還是提高員工滿意度，然后接下來設定具體的評估指標，來對差旅支出進行考量，跟蹤目標是否實現完成。

差旅支出有哪些主要評估指標

一、基本差旅指標

1、差旅總支出：按日期，地區(qū)或部門支付的差旅費用金額。

總支出回答了管理者想要了解的基本問題：花了多少錢？還需要思考這個問題背后的內容：

一，差旅費用包括哪些支出：通常包括航班、酒店、租車，還可能包括補助，客戶招待費或會議費。對于差旅費用沒有嚴格的規(guī)則，但需要保持一致的定義。

二，差旅支出背后有什么變化？如果差旅支出增加，有可能是因為員工更頻繁的出行，或者前往差旅費用更高的目的地，或者因為員工做出成本意識較低的決策。在判斷差旅政策時，了解總支出只是一個開始。

2、平均差旅費用：等于差旅總支出除以差旅次數。

平均差旅費用是衡量差旅支出的一個重要標準，但也要考慮企業(yè)之間的差異，如大型企業(yè)與中小型企業(yè)因為差旅量不同而獲得的不同折扣。因此，企業(yè)在衡量時既要與企業(yè)歷史數據對比，也需要與市場大數據進行同類對比。

二、差旅行為指標

企業(yè)差旅費用取決于員工在差旅過程中的各種選擇，包括選擇的航空公司和酒店，預訂的天數，甚至通過網絡溝通來避免不必要旅行的頻率。這些選擇體現了員工的差旅需求和差旅政策的合理性。

1、供應商預訂合規(guī)率：員工使用不合規(guī)供應商預訂費用的百分比。

設立固定的差旅供應商，可以為企業(yè)帶來成本降低并保證差旅質量。但是，高遵守率本身并不是目的。如果員工不樂意選擇公司規(guī)定的供應商，則說明公司提供的選擇不足，或者員工希望有更靈活的選擇，例如在差旅中選擇Airbnb來代替酒店。建議企業(yè)將管理需求和員工需求結合，制定靈活化的差旅政策，而不是必須強迫旅行者遵守固定的差旅標準和使用固定供應商的嚴格政策。

2、機艙預訂違規(guī)率：購買航空或火車票高于允許艙位占總費用的百分比。

商務艙和頭等艙機票通常更貴，因此機艙違規(guī)率過高是差旅政策是否合理的評估標準。如果很多員工選擇不符合條件的高級票價，表明差旅政策并沒有傳達清楚，或者沒有充分滿足員工的需求。

3、平均提前預訂日期：員工提早進行差旅預訂的天數。

機票通常越早預訂越便宜，因此鼓勵員工提早安排預訂可以節(jié)省費用。有些企業(yè)要求提前預訂旅行，一兩周是常見的標準，不過預購帶來的節(jié)省費用是有限的，有時候機票臨近出差前預訂更低。此外如果差旅人員因為計劃變化需要取消或更改旅行，還會造成損失。因此，公司還需要衡量差旅的重新預訂率。

大數據差旅管理幫助企業(yè)加強支出評估與管控

作為國內的大數據差旅管理服務商，鯨力商旅可以幫助企業(yè)加強對差旅預算和政策的評估，有效控制差旅成本，提高差旅政策的合理性和靈活性，向更智慧化的一站式差旅管理進行升級。

1、獲取差旅評估的數據：

很多企業(yè)無法進行差旅評估是因為缺乏有效的數據支持。鯨力商旅的智慧化差旅管理平臺可以為企業(yè)在差旅評估上首先解決“數據獲取”問題：

一，數據完整化：鯨力商旅可與企業(yè)客戶的OA系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、TMC系統(tǒng)進行連接，實現從預訂申請到差旅報銷的全流程數據連通與透明化，讓財務管理者完整清晰的了解差旅開支情況。

二，數據實時獲?。忽L力商旅通過在差旅管理中增加自動化程度，減少人為介入帶來的失誤，減少紙質記錄及票據的數量，推行自動化差旅合規(guī)管理，讓差旅數據可以實時獲取分析。

三，與市場大數據的聯動對比：鯨力平臺一端對接企業(yè)OA、財務系統(tǒng)，一端與眾多TMC對接，可以獲取多供應商實時數據，通過市場大數據為企業(yè)提供數據對比參考。

2、提升差旅政策的靈活性：

在控制差旅支出的同時，必須滿足員工出行的個性化需求，不能采用完全僵化的差旅政策，否則無法避免違規(guī)現象。鯨力商旅在行業(yè)率先推出“鯨準預算”，可幫助企業(yè)提升差旅預算的靈活性。員工只要輸入出差計劃，鯨力可基于企業(yè)出行大數據，獲取企業(yè)管理偏好、員工出行偏好，同時通過連接多供應商實時數據，為員工的單次出行定制一個實時的、個性化的預算標準(即“鯨準預算”)。

通過“鯨準預算”的定制，企業(yè)擁有了合理的差旅預算標準，員工也無需再受制于僵化的差旅政策與行程。企業(yè)還可以與鯨力共同設計員工節(jié)約獎勵方案，一旦花費低于預算，員工可以拿到一定比例的返現和禮品代金券，從而激發(fā)員工主動節(jié)省差旅成本的熱情。

3、提供多維度差旅智能化報表：

鯨力商旅可為企業(yè)提供多維度差旅智能化報表，幫助企業(yè)實現差旅管理的事前計劃、事中控制、事后分析。

一，成本中心分析：幫助企業(yè)按部門、項目生成差旅成本中心，管理者可結合成本中心實現成本責任考核。

二，實時在線數據看板：精確到當天當下的差旅數據，自動生成精確的差旅優(yōu)化報告，為企業(yè)生成差旅數據大地圖，讓企業(yè)對差旅支出和員工出差情況進行實時全面掌控。

三，差旅綜合報告：鯨力可定期將員工的預訂偏好、競價排名、服務質量、差旅支出變化呈現到企業(yè)差旅報告中，作為年度審查差旅供應商、調整差旅政策的重要依據。

圖一：按支出類別（如機票）進行分析

圖二：部門支出分析

圖三：出差人分析

圖四：鯨力商旅可為企業(yè)生成差旅大地圖

隨著大數據時代的來臨，企業(yè)需要挖掘差旅大數據背后的價值，通過數據的評估和決策的智能化，提升企業(yè)的管理水平，從而能夠更好面對“寒冬”環(huán)境。鯨力商旅致力于為客戶帶來智能化的科學管理方法，真正實現“在員工出行體驗與企業(yè)成本中找到最佳平衡”的智慧化差旅管理。

      轉自：中華網

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