泛微網(wǎng)絡(luò)協(xié)助組織會(huì)議：大、小會(huì)議輕松管，高效開(kāi)

“開(kāi)會(huì)”往往是為了解決問(wèn)題，但是，如果方法不對(duì)，不僅問(wèn)題處理效率受影響，“會(huì)“也越開(kāi)越累…

召開(kāi)“累”：除了一些小組會(huì)議，在大型企業(yè)、國(guó)企單位，每次會(huì)議都可能涉及多個(gè)部門、上百名參會(huì)人，從商定會(huì)議時(shí)間、確定會(huì)議室、通知、準(zhǔn)備會(huì)議材料到會(huì)場(chǎng)簽到，瑣碎事務(wù)常常需要耗費(fèi)大量時(shí)間。

參會(huì)“累”：傳統(tǒng)形式下的會(huì)議，員工大多處于被動(dòng)狀態(tài)，常常整場(chǎng)會(huì)議只有領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)人在講，一場(chǎng)會(huì)下來(lái)也沒(méi)能商量出一個(gè)準(zhǔn)確的執(zhí)行方案，更別說(shuō)執(zhí)行效果，員工抱怨全程實(shí)質(zhì)性內(nèi)容少，時(shí)間都浪費(fèi)了。

為了改變眾多組織當(dāng)前低效的會(huì)議狀態(tài)，泛微OA推出全新智能化會(huì)議管理方案，創(chuàng)新接入大屏系統(tǒng)，借助移動(dòng)設(shè)備讓政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在一個(gè)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)“從會(huì)議組織、通知、查詢到任務(wù)執(zhí)行反饋”的全過(guò)程管理方式。

一、一場(chǎng)高效會(huì)議的正確打開(kāi)方式

1、會(huì)前：輕松做好準(zhǔn)備工作

一場(chǎng)會(huì)議能不能及時(shí)召開(kāi)，行政人員的組織效率尤為重要。但是，許多組織當(dāng)前的會(huì)議組織全靠人工溝通，打電話確定日程、發(fā)短信通知會(huì)議時(shí)間等，準(zhǔn)備效率不佳。

泛微OA電子化的會(huì)議管理方式，將所有會(huì)議資源，包括人員、會(huì)議室、日程信息全部放入系統(tǒng)，整個(gè)會(huì)議組織工作直接用OA流程就能極速完成。

1）一條流程極速發(fā)起會(huì)議

為了改變會(huì)議線下組織的模式，泛微OA系統(tǒng)用流程規(guī)范組織的會(huì)議審批程序，所有會(huì)議從流程上報(bào)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人、會(huì)議主題等信息，一審就能同步通知參會(huì)人。

（新建會(huì)議）

會(huì)議室使用防沖突

一些規(guī)模稍大的企業(yè)，會(huì)議室多、每天的會(huì)議也很多，為了防止使用沖突，泛微為組織打造了會(huì)議室電子信息臺(tái)賬。借助OA系統(tǒng)流程追蹤會(huì)議室使用狀態(tài)，每次組織會(huì)議可以直接調(diào)取會(huì)議室信息表，哪間空閑一看便知。

（會(huì)議室信息圖）

人員日程防沖突

重要會(huì)議不知道各部門領(lǐng)導(dǎo)在不在公司、有沒(méi)有時(shí)間，現(xiàn)在通過(guò)日程管理表單，隨時(shí)都能調(diào)取每個(gè)人的日程情況，合理安排會(huì)議時(shí)間，再也不用一個(gè)個(gè)電話咨詢。

下發(fā)通知、反饋快

做好會(huì)議通知、督促員工反饋占據(jù)了行政人員的大量時(shí)間，有時(shí)擔(dān)心通知中漏了誰(shuí)，有時(shí)會(huì)都快開(kāi)了，還有許多人聯(lián)系不上、得不到反饋。

為了減少重復(fù)工作、提升響應(yīng)效率，OA流程在下達(dá)會(huì)議通知的同時(shí)，會(huì)同步通過(guò)微信、短信、流程等多種形式下發(fā)會(huì)議通知，第一時(shí)間通知參會(huì)人。

（流程自動(dòng)反饋）

會(huì)議分類審批快

每個(gè)企業(yè)都有很多類型的會(huì)議，比如總部的董事會(huì)、上海大區(qū)的戰(zhàn)略討論會(huì)、北京的項(xiàng)目會(huì)等等，不同會(huì)議的審批程序、審批人是不同的。

為了提高會(huì)議發(fā)起效率，泛微OA系統(tǒng)提前為組織的不同會(huì)議類型設(shè)定既定的審批流，系統(tǒng)可以直接根據(jù)勾選的會(huì)議類型自動(dòng)流轉(zhuǎn)，審批更規(guī)范。

（細(xì)化會(huì)議類型）

新增功能

實(shí)現(xiàn)：會(huì)議智能排座

為了解決部分國(guó)企、事業(yè)單位召開(kāi)會(huì)議時(shí)需要進(jìn)行人員排座的需求，泛微OA系統(tǒng)通過(guò)建模為組織實(shí)現(xiàn)了線上智能排座。每個(gè)會(huì)議室的座位布局可以在系統(tǒng)中同步顯示，行政人員可以按照要求快速安排座位，防止重復(fù)安排、漏排問(wèn)題。

（智能排座）

在現(xiàn)場(chǎng)，參會(huì)人簽到一完成就能自動(dòng)獲取自己的座位示意圖，無(wú)需引導(dǎo)，自主入座，全面節(jié)省會(huì)場(chǎng)時(shí)間。

【小結(jié)】：線上組織會(huì)議，資源調(diào)取快、方便協(xié)調(diào)，全程無(wú)需協(xié)助，精準(zhǔn)、高效完成。

2、在會(huì)場(chǎng)：智能引導(dǎo)有序入場(chǎng)

過(guò)去，每次開(kāi)會(huì)都要提前出發(fā)，擔(dān)心找不到會(huì)議室，會(huì)議規(guī)模太大，簽到還得排隊(duì)，會(huì)議時(shí)間很有可能推遲。

為了提高入場(chǎng)效率，泛微的會(huì)議管理系統(tǒng)正在通過(guò)越來(lái)越多的智能技術(shù)為會(huì)議室多且分散的大型組織提供智能服務(wù)。

1）智能掃碼簽到

為了方便簽到，泛微OA系統(tǒng)為組織提供二維碼手機(jī)簽到服務(wù)，每場(chǎng)會(huì)議都有自己的信息二維碼，你可以打印出來(lái)掃碼簽到。

也可以通過(guò)接入智能大屏系統(tǒng)直接同步到每間會(huì)議室的大屏幕上，隨時(shí)拿起手機(jī)就能簽到。

2）會(huì)議室智能導(dǎo)航

針對(duì)會(huì)議室多的大型組織，智能大屏系統(tǒng)的接入可以幫助實(shí)現(xiàn)會(huì)議室位置導(dǎo)航，整個(gè)組織的會(huì)議室屏幕智能呈現(xiàn)，精準(zhǔn)定位當(dāng)前位置，幫助參會(huì)人員縮短入場(chǎng)時(shí)間。

（大屏?xí)h室導(dǎo)航）

3）會(huì)議信息同步顯示

為了讓會(huì)議信息實(shí)時(shí)共享，泛微OA系統(tǒng)可以和大屏系統(tǒng)連接，讓每天的會(huì)議安排、參會(huì)人和會(huì)議室等信息及時(shí)呈現(xiàn)，提升信息傳播效率。

（會(huì)議室使用情況實(shí)時(shí)同步共享）

【小結(jié)】：針對(duì)會(huì)議室多、參會(huì)人多的大型組織，智能大屏系統(tǒng)的使用可以有效提升會(huì)場(chǎng)組織管理效率。

3、在會(huì)中：無(wú)紙化高效互動(dòng)

會(huì)上，所有材料都已經(jīng)通過(guò)流程下發(fā)，參會(huì)人可以根據(jù)需要自行打印，不僅可以幫助參會(huì)人提前了解會(huì)議情況，還能節(jié)省會(huì)議成本。

1）會(huì)議投票互動(dòng)

此外，為了方便會(huì)場(chǎng)互動(dòng)，一些需要投票、表決態(tài)度的互動(dòng)可以直接通過(guò)掃碼互動(dòng)，匿名互動(dòng)、結(jié)果自動(dòng)呈現(xiàn)，全面提升統(tǒng)計(jì)效率和精準(zhǔn)性。

【小結(jié)】：提升會(huì)場(chǎng)參與度，智能、高效了解參會(huì)人員意見(jiàn)。

4、會(huì)后：及時(shí)記錄實(shí)時(shí)反饋

開(kāi)會(huì)效果怎么樣還要看會(huì)議任務(wù)執(zhí)行情況，下達(dá)了哪些重要指示、達(dá)成了哪些戰(zhàn)略目標(biāo)，都要及時(shí)的安排落實(shí)，才能實(shí)現(xiàn)最佳會(huì)議效果。

和過(guò)去開(kāi)完會(huì)就丟開(kāi)手的方式不同，OA系統(tǒng)把任務(wù)管理融入會(huì)議管理過(guò)程，確保每次會(huì)議記錄全、執(zhí)行有反饋。

1）會(huì)議紀(jì)要同步生成

每次會(huì)后會(huì)有專人提交會(huì)議紀(jì)要，對(duì)會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議安排做詳細(xì)記錄，由系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)到相應(yīng)的會(huì)議中形成會(huì)議材料庫(kù)。

2）會(huì)議任務(wù)全程跟蹤

會(huì)議紀(jì)要審批一通過(guò)，各類會(huì)議決議形成的會(huì)議任務(wù)會(huì)精準(zhǔn)下發(fā)，借助流程追蹤，領(lǐng)導(dǎo)人員可以全面了解任務(wù)交付給誰(shuí)、執(zhí)行進(jìn)度如何、有什么反饋等。幫助組織全面提升會(huì)議效果，讓會(huì)議真正幫助問(wèn)題解決。

3）會(huì)議數(shù)據(jù)高效分析

無(wú)論是出勤率還是任務(wù)執(zhí)行率分析，現(xiàn)在隨時(shí)都能在OA系統(tǒng)智能生成一份報(bào)表，提升數(shù)據(jù)使用效率。

（數(shù)據(jù)分析）

【小結(jié)】：把好會(huì)議質(zhì)量關(guān)，督查任務(wù)執(zhí)行，形成良好的會(huì)議管理環(huán)境。

二、應(yīng)用價(jià)值

此方案靈活、智能的操作體系，可以普遍適應(yīng)于國(guó)企三會(huì)、企業(yè)日常會(huì)議、大型組織及政府會(huì)務(wù)工作。幫助組織簡(jiǎn)化會(huì)議管理形式，落實(shí)真正的會(huì)議執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，提升各大組織開(kāi)會(huì)質(zhì)量。

轉(zhuǎn)自：飛象網(wǎng)

　　【版權(quán)及免責(zé)聲明】凡本網(wǎng)所屬版權(quán)作品，轉(zhuǎn)載時(shí)須獲得授權(quán)并注明來(lái)源“中國(guó)產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)信息網(wǎng)”，違者本網(wǎng)將保留追究其相關(guān)法律責(zé)任的權(quán)力。凡轉(zhuǎn)載文章及企業(yè)宣傳資訊，僅代表作者個(gè)人觀點(diǎn)，不代表本網(wǎng)觀點(diǎn)和立場(chǎng)。版權(quán)事宜請(qǐng)聯(lián)系：010-65363056。

延伸閱讀