云計算下電子文件管理面臨的問題淺析

　　云計算的出現(xiàn)給文檔管理工作帶來便利的同時也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。隨著云計算的發(fā)展，電子文件的內涵不斷豐富，不僅包括傳統(tǒng)形式下形成的電子文件。

　　1.引言近些年，云計算憑借強大的計算功能、海量的存貯能力及低廉的耗費等優(yōu)勢受到社會各行業(yè)的青睞。據(jù)澳大利亞CCH2008年公布的一項調查顯示，在亞太地區(qū)59%的用戶每周都要使用web2.0工具，43%的產業(yè)部門利用社會媒體來完成工作，云計算已經成為了一種影響深遠的服務模式。云計算的快速發(fā)展同樣給文件、檔案管理部門帶來前所未有的機遇。檔案管理模式和管理技術與信息技術有著緊密的聯(lián)系，從檔案數(shù)字化發(fā)展過程來看，信息技術的每一次升級，都會引起檔案工作者的關注并推動檔案管理與服務的改善與提高。利用云計算巨大的優(yōu)勢，可以提升檔案界網絡信息管理與服務的水平，降低文檔管理與服務的成本，擴大檔案行業(yè)在社會中的影響力，為文件管理部門及檔案管理部門帶來便利。

　　然而，云計算的出現(xiàn)給文檔管理工作帶來便利的同時也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。隨著云計算的發(fā)展，電子文件的內涵不斷豐富，不僅包括傳統(tǒng)形式下形成的電子文件，也包括電子郵件、博客等個人信息形成的電子文件，文件管理的內容和形式更加多樣化，傳統(tǒng)的電子文件管理理念和手段逐漸受到新的技術環(huán)境下形成的文件所帶來的挑戰(zhàn)。盡管與檔案相鄰的同屬信息管理服務業(yè)的圖書館學和情報學較早地開展了云計算的研究，并積累了一些可以參照的經驗，但是，由于學科性質存在著很大差異。檔案界應用云計算并沒有現(xiàn)成的道路可走，所以在檔案領域，研究云計算給電子文檔管理帶來的挑戰(zhàn)有著重要的意義。首先，在應用層面，檔案界需要研究云計算與文檔管理的關系，并應對其帶來的各種挑戰(zhàn)，完善云計算環(huán)境下的電子文檔管理，使云計算有更廣闊的應用前景;其次，在理論層面，其表現(xiàn)得更為緊迫，如對檔案基礎理論的影響、對檔案實踐的指導思想等研究目前還是一片空白。因此，研究云計算環(huán)境下的文件、檔案管理具有重要的理論意義。

　　2.云計算環(huán)境下電子文件管理概述2.1云計算概述2010年9月8日美國聯(lián)邦文件管理署發(fā)布的《云計算環(huán)境下的文件管理指南公報》中指“云計算”是能夠便捷地按照需求聯(lián)網訪問經過結構化配置的計算機資源共享池如網絡、服務器、應用程序和服務的模型憑借低付出和參與服務商的互動，便叫以快速配置和發(fā)布資源。常見的云計算服務模式有二種：SAAS軟件即服務，PAAS平臺即服務和IAAS基礎設施即服務。

　　以軟件為基礎使多個用戶共享，用戶在交互運用軟件的基礎上獲益。SAAS運用較成功的商業(yè)案例是Salesforce和Google Apps。PAAS指服務商為用戶提供個開發(fā)產品的平臺，用戶利用平臺來檢測應用程序。這個平臺包括應用設計及開發(fā)、對用戶的監(jiān)察和語義追蹤，目前較為典刑的PAAS平臺是Windows Azure，F(xiàn)acebook等。IAAS指基于Xen服務器建立統(tǒng)的API，使用戶能夠通過APl運行和控制部署多個虛擬機內資源的種服務。用戶可以利用IAAS提供的軟硬件等基礎設施來開發(fā)滿足自身需求的產品或服務，比如Amazon推出的EC2和S3。

　　2.2云計算下電子文件管理概述電子文件管理研究人員和檔案學者己經開始關注云計算，并從數(shù)字檔案館建設的角度探討了云計算技術給文檔管理帶來的便捷與機遇。然而，任何技術都有兩而性，云計算在給電子文件管理帶來便捷的同時，也帶來了巨大的挑戰(zhàn)。Brent.G指出云計算環(huán)境下電子文件存儲存在的問題，即企業(yè)組織和機構在利用SAAS時對文件存儲地點不知曉，因此文件存儲位置的不確定性造成了難以預料一的風險。Lawrence.W認為云計算為解決電子文件的存儲提供了足夠大的空間，但是，在這個空間里能夠準確高效地滿足用戶需求也應該受到關注。囚此，云計算環(huán)境下如何利用高效的搜索引擎安全檢索到所需文件也是影響向電子文件管理的重要因素之一。
Sourya從應用主體—人的角度入手，來闡釋云計算應用中存在的數(shù)據(jù)風險，他指出山特權人員引起的信息泄露將會給公司或企業(yè)帶來嚴重損失。Donghee.S等人認為云計算為傳遞個人文件信息提供了極大的方便，但是如果缺乏對這些電子文件的管理或者是管理時小注意云計算自身存在的漏洞，將會導致個人電子文件泄密甚至丟失。2008-2009年山“信息管理與信息組織”AIIM組織的一項調查顯示，在澳大利亞77%的機構叫能是出于信任機制問題而小愿意使用公共云。2010年，盛拓公司對中國的云計算情況進行了調查，調查內容主要包括六大部分，其調查報告指出關于云計算利用中存在的問題主要涵蓋一七個方面。

來源：IT商業(yè)新聞網

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